Guide pratique pour l’organisation d’une ACF

Guide pratique pour l’organisation d’une ACF

Version du 15 septembre 2019

Ce mode d’emploi est à prendre comme un pense bête et chacun peut ensuite l’améliorer à sa sauce pourvu que la charte et le fonctionnement de l’ACF soient respectés. Pour faciliter la lecture de ce document, il est organisé en 2 parties. Il est possible d’assurer seul l’ensemble des choses à faire mais il est conseillé de se mettre au moins en binôme.

L’organisation avant l’assemblée

Récupérer la pochette des archives des comptes-rendus.

La clé de la salle Roger Laval est à retirer en mairie. Elle peut être retirée la veille et doit être remise le plus rapidement possible. Téléphoner au préalable pour s’assurer de la disponibilité de la salle lors de la prochaine date.

Le compte rendu imprimé est à récupérer à l’accueil du centre social place Vival.

Préparer le programme de l’assemblée à venir en se référant au fonctionnement que l’on trouve sur le site internet de l’ACF. Il s’agit essentiellement de relire le compte rendu de la précédente assemblée pour avoir en tête les sujets abordés. Avoir également en tête les actions qui ont été présentées et qui doivent donc être votées lors de la prochaine assemblée.

Ouvrir la salle Roger Laval à 19h45 maximum et commencer à installer quelques chaises avec les personnes qui arrivent.

Accueillir les arrivants et prendre les mails des nouveaux en les notant sur la feuille de contacts de la mailing liste présente dans la pochette de relais. Rajouter ensuite leurs mails en ligne sur le compte gmail de l’assemblée.

L’animation

Cette partie du travail concerne le déroulé de l’assemblée à proprement parler. Plutôt qu’animateur, il s’agit surtout d’être facilitateur du programme. Encore une fois, chacun le fait à sa sauce, en intervenant plus ou moins mais toujours en respectant les valeurs que l’on trouve dans la charte.

Faciliter la prise de parole, l’écoute et le respect des opinions de chacun est la partie la plus importante de l’animation.

En début d’assemblée trouver un prochain binôme de volontaires pour passer le relais de l’organisation et de l’animation de la prochaine assemblée.

Veiller au bon déroulement des différents moments de l’assemblée fait partie du boulot aussi. Tout est détaillé dans le document « Fonctionnement » que l’on trouve sur le site. On distingue essentiellement quatre grandes parties :

  • l’accueil convivial de tout le monde
  • le début de l’assemblée en plénière et le vote des actions déjà présentées
  • le déroulement principal de l’assemblée qui peut se faire tous ensemble ou en petit groupe de travail
  • la restitution des groupes de travail par les rapporteurs de chaque table et la proposition d’éventuelles nouvelles actions

Faire attention au temps qui passe pour faire en sorte que la soirée ne dépasse pas les 22h30 si possible.

En cas de récolte de fonds ou de dépenses, le référent de l’action est responsable de faire parvenir à Jean-Paul les montants concernés pour qu’ils soient mis à jour sur la page de compte du site de l’assemblée.

Prendre personnellement les mails des rapporteurs de chaque table pour leur rappeler si nécessaire d’envoyer leur compte-rendu dans les jours qui suivent.

L’organisation après l’assemblée

Donner la pochette des archives des comptes rendus aux prochains organisateurs / animateurs et leur faire signer la feuille de responsabilité.

S’assurer que la salle est rangée et propre en se faisant aider des plus motivés.

Fermer les deux portes de la salle et la porte d’accès à l’entrée du bâtiment.

Remettre les clés en mairie aussi rapidement que possible.

Le compte rendu :

Rédiger le compte rendu du déroulé général de l’assemblée qui servira d’introduction au compte rendu. On y trouve les principales informations, une sorte de résumé rapide.

Relancer les rapporteurs des tables si nécessaires pour avoir tous les comptes rendus et les faire parvenir à Jean-Paul pour la mise en forme. Celui-ci se fera aider si possible et s’occupera de poster le compte-rendu général sur le site et les comptes-rendus des sujets spécifiques sur leur propre page. Récupérer ensuite le compte-rendu finalisé pour le joindre au mail.

Le mail bimensuel :

Une semaine après l’assemblée, un mail est envoyé à toute la mailing liste. Dans ce mail on trouve :

  • La date de la prochaine assemblée en objet du mail
  • Le compte rendu complet en pièce jointe
  • Le compte rendu du déroulé général avec les principales informations fait office de mail.

Ce mail est envoyé avec la même connexion sur le site gmail (voir plus haut).

Sur Facebook, contacter Maëva Gayot pour que l’événement soit bien créé.

Envoyer un mail particulier à Christiane pour lui demander de bien vouloir faire imprimer le compte rendu.

ATTENTION : mettre les destinataires en CCI pour éviter la divulgation excessive des mails de chacun. Pour cela, cliquer sur « nouveau message », puis sur Cci en haut à droite de la fenêtre du message. Y écrire « mailing » puis cliquer sur « mailings citoyens figeac » qui apparaît ce qui permet de mettre tous les contacts en une fois.

En cas de difficultés, voir avec les précédents organisateurs / animateurs.

En dernier recours, contactez Samuel en lui adressant un mail ici.

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